小企业如何建账和记账？小企业为什么要做会计假设？
小企业如何建账，通过什么方式来登记企业账户？我们通过一个虚拟的企业来学习企业的记账方法。记账方法采用“借贷记账法”，会计科目采用企业会计报表科目一文介绍的科目设置。
一、开店也不难
小明的弟弟小亮大学毕业了，在一家书店打工，干了两个月，每月3000元的收入实在太少了。周末两人在一起聊天，小亮觉得打工还不如自己开个书店，当老板肯定比打工收入高，而且不用每天上下班在路上跑，要是自己住在店里，连现在的房租也省了。可惜自己只能拿出2万元。小明目前能拿出8万元，两人一商量，决定合伙开店。小明出资4万元，占40%的股份，再借给小亮4万元，小亮拿这4万元加上自己的2万元出资，占60%的股份。书店经营都由小亮负责，每月拿2000元的基本工资，如有盈利，按股份分配。小明发挥自己的特长，负责记账，不领工资。
出资的事情兄弟俩商量好了，剩下的事情都由小亮来操办。经过两个多月的考察准备，小亮在小明住处附近租了一个店面，50平方米，每月租金5000元，一个月押金，半年付一次；起草了公司章程；办理工商、税务登记以及银行开户等各种开业手续共花了500元；书店简单装修、招牌制作一周完工，共花了5000元；10个靠墙摆放的5层书架一共3000元，6个场地中央的3层书架一共1200元；收银台400元；电脑2000元。办完了这些事情，“明亮书社有限责任公司”就算正式成立了。
二、建账
小明从会计用品商店买了几个空白账本和一些记账凭证，花了200元，先拿自己的钱垫付。小明上网查了一下《小企业会计准则》，按照书店的经营需要，选了以下几个会计科目，见表18-1。
表 18-1
小明暂时想到这么多，估计够用了，以后需要增加时再说。
三、开店八件事
小亮把前一阶段发生的业务整理成一张清单，附上相关的单据发票交给了小明，见表18-2。
表 18-2
现在小明要把这些业务内容做成“记账凭证”。表18-3是小明前些天买的空白记账凭证格式。
表 18-3
（一）编制记账凭证
公司成立，第一笔业务应该是资本的投入，然后是各项花费，见表18-4～表18-11。
表 18-4
表 18-5
表 18-6
预付的房租用“预付款”科目来核算更为准确。小明有些偷懒，先用其他应收款科目凑合，也没有太大的问题。
表 18-7
表 18-8
表 18-9
表 18-10
表 18-11
一共8张记账凭证，公司创办的业务就都记录好了。
（二）登账
做好记账凭证之后，小明又把记账凭证的内容登记到明细账上，见表18-12～表18-19。
表 18-12
表 18-13
表 18-14
表 18-15
表 18-16
表 18-17
表 18-18
表 18-19
四、几种明细账格式
三栏式明细账是明细账的基本格式。三栏是指借方、贷方和余额三个金额栏。除了三栏之外，明细账还要有日期、凭证号、摘要、方向栏。其中，凭证号最为关键，查看明细账时，如果想了解一笔业务的完整情况，就可以通过凭证号找到这笔业务的记账凭证，通过记账凭证，可以看到相关科目是哪一个。另外，业务发生相关的发票、支票、合同等单据（原始凭证）都粘贴在记账凭证后面，经手人一般要在原始凭证后面签字，这样当时业务的来龙去脉很容易了解清楚。方向栏指的是余额的方向，是借方还是贷方。一般来讲，资产类会计科目的余额方向在借方，但有时也会出现例外，所以为了区分，要注明余额的方向。负债类和所有者权益类科目余额一般在贷方，同样有时也会出现例外。
现金日记账和银行存款日记账也是一种明细账，之所以叫日记账，主要是为了强调业务发生的当天就要记。现金和银行存款比较敏感，不能出错。现金和银行存款每天都记录，下班前要盘点现金，核对支票登记簿、支票根、空白支票，保证记账与实际情况一致。如果发现错误，当天的事情也好回忆起来。其他明细账不一定每天都记。
多栏式明细账是把借方或贷方再分成多个栏目。例如，把管理费用的二级科目用多栏表示，这样，管理费用就可以用一个账页记录。如果用三栏式，每个二级科目都要用单独的一个账页记录。管理费用明细账可以用多栏，也可以用三栏，看会计人员自己的习惯。
明细账的格式主要是为了使用方便，并没有绝对硬性的要求，实在拿不准，干脆都用三栏式明细账也可以。除了上面三种格式的明细账之外，常见的还有数量金额式明细账，后面我们会遇到。
五、岗位分工与会计主体假设
晚上，小明和小亮一起商量书店的工作。小明把做好的账簿拿给小亮看。
“好专业啊！看来会计的事儿还真不轻松，要不要找个兼职会计或代理记账，别把你给累坏了。”小亮说。
“我问了一下，找个代理记账每月得几百块，而且不能每天都来，记账不及时，咱们自己每天也还得记，会计只是把你的记录再按专业的方式重记一遍。”
“嗯，能自己记账最好。”小亮说。
（一）岗位分工与内部控制
“记账凭证最下面的‘会计主管’‘记账’‘出纳’‘审核’‘制证’是做什么用的？”小亮问。
“这是会计工作的岗位分工。一般大一点的单位都有这些岗位。会计主管是会计部门的领导；记账的会计负责登记明细账、总账；出纳是管钱的，包括现金和银行存款，保险柜的钥匙、密码都在出纳手里；审核的人负责对记账凭证做得对不对进行检查；制证就是编制记账凭证。每个人完成了分内工作，就要在记账凭证下面签字确认。”
“为什么一件事情要这么多人？”
“这是内部控制的需要。”
“内部控制？”
“简单地讲，内部控制就是把一件事情分解成不同的业务环节，由不同的岗位分别来完成这些工作。这样做可以形成相互之间的制约，减少错误。内部控制是企业管理的重要手段，不光是会计，其他所有的工作都要建立内部控制。”
“每个人都会犯错误，这些人加在一起不也是还会犯错误？”
“假设一个人犯错误的概率是百分之一，或者说做一百笔业务会犯一次错，那么两人同时犯一个错误的概率就是万分之一。”
“噢，这个我懂。就是把两个人犯错误的概率相乘。五个岗位同时犯一个错误的概率就是五个百分之一相乘，那就是一百亿分之一了！相当于不可能犯错误。不算不知道，一算吓一跳。”
“是的，如果不是这些人串通故意犯错误，几乎不可能出错。”
“那这几个岗位谁先谁后呢？”
“这叫业务流程。一般是按‘制证→审核→出纳→会计主管→记账’这个顺序。如果业务与收付款无关，出纳就不用参与。另外，有些单位规模小，雇不起这么多人，有些岗位可以合并。”
“记账凭证上最右面有一栏‘记账’是做什么用的？”
“制证的人编制完记账凭证，要由‘记账’的人来记账。由于有借贷方两个科目，所以一般也要由两个人分别登记自己管理的明细账。制证人编制完成记账凭证后，会把记账凭证放在一个筐里，这个筐在不同的记账人员之间来回传递。每个人都去这个筐里找有没有自己管理的科目，如果有就把这张记账凭证拿出来，登记自己管理的明细账，记完了就在记账凭证上打一个勾，表示这个科目记完了。都记完了就把筐传递给下一人。所以，最后一栏是打勾用的，防止漏记。”
“是这样啊，这么原始。”
“是的，手工记账就是这么做的。如果是用会计软件就不用登账了，只要编制记账凭证，登账的事电脑就可以完成了，而且不会出错。”
（二）会计主体假设
看账的过程中小亮发现，除了小明借给自己40000元这件事情没有在账上记录，其他的业务都被小明用记账凭证的方式记录下来了，并且用明细账的方式把这些记账凭证分类加以登记。
小亮问：“为什么你借钱给我出资这件事没有记录呢？”
“噢，你提出的是会计主体假设的问题。”
“会计主体假设？”
“是的，会计主体假设是会计记账的基本前提。你把书店看作一个人就好理解了。书店是一个人，加上你、我，一共三个人。我借钱给你，是咱俩之间的关系，与书店无关。会计只记与自己有关的事情。”
“明白了，就是划清边界，亲兄弟，明算账。”
“真聪明。”
“那么，我们三人的关系是：我欠你40000元，书店欠我60000元，书店欠你40000元。这么理解对吗？”
“对了一半。你欠我40000元没错，欠钱是要还的。但是书店不欠你的，你与书店的关系是投资关系，投资是拿不回来的。”
“拿不回来，我还投资干嘛？”
“书店有盈利你就可以分红，另外，你也可以把股份卖给别人，但不能把投资从书店里抽回。”
“那就是说，万一书店赔光了，你的40000元和我的60000元就没处要了。但你借给我的40000元，我还是要还的。”
“完全正确。”
“你刚才说会计主体假设，为什么叫假设呢？”
“会计假设就是会计这件事情的基本前提，或者说是大家对会计的基本看法、共识，再或者说是大家对会计这件事情最基本的约定。刚才说的会计主体假设，有了这个假设，记账的人就知道哪些事情属于我这套账该记的范围，边界就清楚了。”
“噢，还有别的假设吧，总不能就这么一条？”
“是的，会计一共有四条假设，另外三条是：货币计量假设、持续经营假设、会计分期假设。”
“货币计量假设是什么意思？”
“就是说会计记账用货币为计量单位，而且只记录与钱有关的事。”
“为什么要这样呢？”
“因为不同的业务、财产统一以货币计量才能加总、比较。不然，10个苹果加上5张桌子等于什么？”
“持续经营假设和会计分期假设又是干什么用的？”
“你太好学了，让我歇歇吧！”
“好吧，教会徒弟，饿死师傅，先给你留口饭吃。”
两人哈哈大笑。
六、小结
本文主要针对小企业如何建账和记账，讨论了以下几项内容：
（1）企业会计使用的一级会计科目由会计制度统一规定，二级科目可以自行设定。
（2）建账的主要工作就是确定使用哪些会计科目，准备好空白的记账凭证、账本。
（3）企业会计使用借贷记账法。
（4）做账就是把经济业务先做成记账凭证，再登记到账本上。
（5）记账凭证后附业务发生的原始凭证，包括发票、支票、合同等。
（6）明细账的常见格式有三栏式、多栏式、日记账、数量金额式等。
（7）会计假设是会计工作的基本前提，包括会计主体假设、货币计量假设、持续经营假设和会计分期假设。